ALGEMENE VOORWAARDEN
ALGEMENE VOORWAARDEN STEPHANMEDIA
1. Identiteit & toepasselijkheid
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Stephan Media, gevestigd te Geleen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95558044, BTW-nummer NL004113952B84.
1.2
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
1.3
Door het verstrekken van een opdracht aan Stephan Media verklaart de opdrachtgever kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
1.4
Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing op aanvullende en vervolgopdrachten.
1.5
De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.
1.6
Indien een of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. In dat geval zullen partijen in overleg treden om de nietige of vernietigde bepaling te vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.
1.7
Deze algemene voorwaarden zijn vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de opdrachtgever ter beschikking gesteld en zijn tevens digitaal raadpleegbaar.
2. Definities
2.1 Opdrachtnemer
Stephan Media, gevestigd te Geleen, die in het kader van de overeenkomst diensten verricht.
2.2 Opdrachtgever
De natuurlijke of rechtspersoon die aan opdrachtnemer opdracht geeft tot het verrichten van diensten.
2.3 Overeenkomst
Elke schriftelijk vastgelegde afspraak tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waaronder begrepen offertes, opdrachtbevestigingen en aanvullende afspraken.
2.4 Diensten
Alle door opdrachtnemer te leveren werkzaamheden, waaronder begrepen maar niet beperkt tot videoproductie, opnames, montage, nabewerking en aanverwante werkzaamheden.
2.5 Draaidag
Een vooraf ingeplande kalenderdag waarop door opdrachtnemer werkzaamheden op locatie worden verricht in het kader van de videoproductie, ongeacht de daadwerkelijke duur van de opnames.
2.6 Werk
Alle door opdrachtnemer vervaardigde audiovisuele werken en materialen, in welke vorm dan ook, inclusief ruw materiaal en eindproducten.
2.7 Meerwerk
Alle werkzaamheden die niet expliciet zijn opgenomen in de overeenkomst of offerte en die op verzoek van opdrachtgever of als gevolg van gewijzigde inzichten worden uitgevoerd.
2.8 Gebruiksrechten
De niet-exclusieve rechten van opdrachtgever om het werk te gebruiken binnen de overeengekomen context, doeleinden en periode.
2.9 Oplevering
Het moment waarop het werk door opdrachtnemer aan opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld.
3. Offertes & totstandkoming overeenkomst
3.1
Alle offertes en prijsopgaven van opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, en hebben een geldigheidsduur van 14 dagen.
3.2
Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtgever een offerte of voorstel van opdrachtnemer schriftelijk heeft aanvaard, dan wel wanneer opdrachtnemer met instemming van opdrachtgever is aangevangen met de uitvoering van de diensten.
3.3
Mondelinge afspraken en toezeggingen zijn slechts bindend indien deze schriftelijk door opdrachtnemer zijn bevestigd.
3.4
Kennelijke vergissingen of fouten in offertes, prijsopgaven of andere communicatie binden opdrachtnemer niet.
3.5
Opdrachtnemer is gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten indien opdrachtgever de voor de uitvoering noodzakelijke gegevens niet tijdig of onvolledig aanlevert.
4. Tarieven, meerwerk & kosten
4.1
Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW en andere overheidsheffingen, tenzij anders vermeld.
4.2
Kosten voor derden en aanvullende kosten, waaronder maar niet beperkt tot locatiehuur, modellen, acteurs, reiskosten, verblijfskosten, materiaalhuur en inzet van extra mankracht, zijn niet inbegrepen in de overeengekomen prijs, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
4.3
Kosten voor derden en aanvullende kosten zoals bedoeld in artikel 4.2 worden door opdrachtnemer uitsluitend na voorafgaand akkoord van opdrachtgever gemaakt en kunnen door opdrachtnemer voorafgaand aan de uitvoering van de diensten volledig aan opdrachtgever worden gefactureerd. De uitvoering van de diensten kan worden opgeschort totdat deze kosten volledig zijn voldaan.
4.4
Meerwerk wordt uitsluitend uitgevoerd na akkoord van opdrachtgever en wordt afzonderlijk in rekening gebracht tegen het overeengekomen tarief of, bij gebreke daarvan, het geldende tarief van opdrachtnemer.
4.5
Indien opdrachtgever verzoekt om wijzigingen of aanvullingen die leiden tot meerwerk, is opdrachtnemer gerechtigd de planning en overeengekomen oplevertermijnen dienovereenkomstig aan te passen.
5. Betaling & facturatie
5.1
Facturatie van de overeengekomen vergoeding voor de diensten vindt plaats conform de afspraken zoals vastgelegd in de overeenkomst of offerte.
5.2
De betalingstermijn van facturen bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
5.3
Opdrachtgever is verplicht om 50% van de overeengekomen vergoeding als aanbetaling te voldoen voorafgaand aan de uitvoering van de diensten. De uitvoering van de diensten vangt pas aan nadat deze aanbetaling volledig is ontvangen.
5.4
Indien opdrachtgever niet binnen de betalingstermijn betaalt, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is opdrachtnemer gerechtigd wettelijke rente in rekening te brengen vanaf de vervaldatum tot aan de datum van volledige betaling.
5.5
Alle redelijke kosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, die opdrachtnemer moet maken om betaling van openstaande facturen te verkrijgen, komen voor rekening van opdrachtgever.
5.6
Opdrachtnemer is gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten zolang opdrachtgever niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoet.
6. Annulering & verplaatsing
6.1
Indien opdrachtgever de overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert, is opdrachtnemer gerechtigd de reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten in rekening te brengen.
6.2
Bij annulering door opdrachtgever:
• meer dan 14 dagen vóór de geplande uitvoeringsdatum: uitsluitend vergoeding van reeds gemaakte kosten;
• tussen 14 en 7 dagen vóór de geplande uitvoeringsdatum: 50% van de overeengekomen vergoeding;
• binnen 7 dagen vóór de geplande uitvoeringsdatum: 100% van de overeengekomen vergoeding.
6.3
Verplaatsing van een draaidag of uitvoeringsdatum door opdrachtgever wordt beschouwd als annulering, tenzij opdrachtnemer schriftelijk akkoord gaat met de verplaatsing. In dat geval kunnen aanvullende kosten in rekening worden gebracht.
6.4
Indien uitvoering van de diensten door omstandigheden buiten de invloedssfeer van opdrachtnemer tijdelijk onmogelijk is, waaronder begrepen maar niet beperkt tot ziekte, technische storingen, weersomstandigheden, overheidsmaatregelen of andere vormen van overmacht, heeft opdrachtnemer het recht de uitvoering op te schorten of de overeenkomst te ontbinden zonder gehouden te zijn tot schadevergoeding.
6.5
Slecht weer of ongunstige weersomstandigheden die de uitvoering van de diensten beïnvloeden, geven opdrachtnemer het recht om in overleg met opdrachtgever de werkzaamheden te verplaatsen. Eventuele hieruit voortvloeiende kosten of vertragingen komen voor rekening van opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
6.6
Indien opdrachtnemer door overmacht blijvend niet in staat is de overeenkomst na te komen, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten blijven in dat geval verschuldigd.
6.7
De aanbetaling zoals bedoeld in artikel 5.3 is bij annulering van de overeenkomst door opdrachtgever niet restitueerbaar.
6.8
Bij buitenopnames kunnen weersomstandigheden van invloed zijn op de uitvoering van de diensten. In geval van ongunstige weersomstandigheden zijn partijen gehouden in overleg te treden over verplaatsing of aanpassing van de werkzaamheden. Eventuele hieruit voortvloeiende extra kosten of vertragingen komen voor rekening van opdrachtgever.
6.9
Bij binnenopnames geldt dat weersomstandigheden geen geldige grond vormen voor annulering of kosteloze verplaatsing van de werkzaamheden.
7. Aansprakelijkheid
7.1
De aansprakelijkheid van opdrachtnemer is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van opdrachtnemer wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico. Indien geen uitkering krachtens verzekering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de overeenkomst.
7.2
Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of bedrijfsstagnatie.
7.3
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige informatie, materialen of instructies die door opdrachtgever zijn verstrekt.
7.4
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen, vergunningen en rechten van derden die vereist zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, waaronder begrepen maar niet beperkt tot portretrechten, locatie-toestemming en muzieklicenties, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7.5
Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor het gedrag, de uitstraling, klederdracht of handelingen van door opdrachtgever aangeleverde of geselecteerde modellen, figuranten of andere derden die betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst.
7.6
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van door opdrachtgever aangeleverde materialen of gegevens.
7.7
Iedere aansprakelijkheid van opdrachtnemer vervalt indien opdrachtgever nalaat binnen 14 dagen na ontdekking van de schade hiervan schriftelijk melding te maken.
7.8
Onverminderd het bepaalde in de overige leden van dit artikel is iedere aansprakelijkheid van opdrachtnemer, uit welke hoofde dan ook, te allen tijde beperkt tot maximaal het totaalbedrag van de voor de betreffende overeenkomst overeengekomen vergoeding, exclusief BTW.
7.9
Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor schade als gevolg van te late levering, foutieve levering of het niet behalen van commerciële doelstellingen, waaronder begrepen maar niet beperkt tot gederfde omzet, gemiste winst, gemiste besparingen of het missen van een productlancering.
8. Intellectueel eigendom & gebruiksrechten
8.1
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het werk berusten uitsluitend bij opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8.2
Na volledige betaling van alle verschuldigde bedragen verkrijgt opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht op het werk, uitsluitend voor de doeleinden en binnen de context zoals overeengekomen in de overeenkomst of offerte.
8.3
Het is opdrachtgever niet toegestaan het werk te wijzigen, bewerken of aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer, tenzij anders overeengekomen.
8.4
Het gebruiksrecht zoals bedoeld in dit artikel omvat uitsluitend het overeengekomen gebruik. Ander of aanvullend gebruik, waaronder begrepen maar niet beperkt tot betaalde advertenties, televisie-uitzendingen, hergebruik in andere campagnes of overdracht aan derden, is slechts toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer.
8.5
Ruw beeldmateriaal (raw footage) en projectbestanden maken geen onderdeel uit van de overeenkomst en worden niet aan opdrachtgever verstrekt, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8.6
Opdrachtnemer behoudt het recht om het werk te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden, waaronder portfolio, website en social media, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
9. Levering & revisies
9.1
Oplevertermijnen en leverdata zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
9.2
Opdrachtnemer levert het werk op in de overeengekomen bestandsformaten en via de overeengekomen wijze van levering.
9.3
In de overeengekomen prijs zijn maximaal twee revisierondes inbegrepen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
9.4
Onder een revisieronde wordt verstaan het geheel van door opdrachtgever gelijktijdig aangeleverde correcties, die betrekking hebben op reeds opgeleverd werk en passen binnen de overeengekomen opdracht.
9.5
Een revisieronde betreft uitsluitend aanpassingen binnen het vooraf overeengekomen kader, concept, script, stijl en doel van het werk zoals vastgelegd in de overeenkomst of offerte.
9.6
Wijzigingen die buiten de overeengekomen revisierondes vallen of die leiden tot inhoudelijke aanpassing van het concept, script, structuur of lengte van het werk, worden aangemerkt als meerwerk en afzonderlijk in rekening gebracht.
9.7
Indien opdrachtgever na oplevering wijzigingen wenst die leiden tot een wezenlijke wijziging van het oorspronkelijke concept, de verhaallijn, structuur, toon, lengte of insteek van het werk, wordt dit aangemerkt als een herziening van het werk (re-edit) en niet als een revisieronde. Dergelijke werkzaamheden worden beschouwd als meerwerk en kunnen tegen aanvullende kosten worden uitgevoerd.
9.8
Opdrachtgever is verplicht om feedback op het opgeleverde werk binnen 14 kalenderdagen na oplevering schriftelijk aan opdrachtnemer kenbaar te maken. Indien opdrachtgever nalaat binnen deze termijn feedback te geven, vervalt het recht op revisies en wordt het werk geacht te zijn goedgekeurd.
10. Opschorting & ontbinding
10.1
Opdrachtnemer is gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten indien opdrachtgever zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt.
10.2
Opdrachtnemer is voorts gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien:
opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of onder curatele wordt gesteld;
opdrachtgever zijn bedrijfsactiviteiten staakt of liquideert;
sprake is van omstandigheden die een ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst redelijkerwijs niet van opdrachtnemer kunnen worden verlangd.
10.3
Opschorting of ontbinding laat de betalingsverplichtingen van opdrachtgever voor reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten onverlet.
10.4
Opdrachtnemer is niet gehouden tot enige schadevergoeding als gevolg van opschorting of ontbinding zoals bedoeld in dit artikel.
11. Overmacht
11.1
Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de wil en invloedssfeer van opdrachtnemer waardoor nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk is, waaronder begrepen maar niet beperkt tot ziekte, arbeidsongeschiktheid, technische storingen, apparatuurdefecten, weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, stroom- of internetstoringen, pandemieën, stakingen en vervoersproblemen.
11.2
In geval van overmacht is opdrachtnemer gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten voor de duur van de overmacht, zonder gehouden te zijn tot enige schadevergoeding.
11.3
Indien de overmacht langer dan 30 dagen voortduurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat er in dat geval recht bestaat op schadevergoeding.
11.4
Indien opdrachtnemer bij het intreden van de overmacht reeds gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of deze zal kunnen nakomen, is opdrachtnemer gerechtigd het reeds uitgevoerde deel afzonderlijk te factureren.
11.5
Reeds gemaakte kosten en verrichte werkzaamheden blijven bij overmacht verschuldigd.
12. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
12.1
Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar verkrijgen en waarvan zij weten of redelijkerwijs kunnen vermoeden dat deze vertrouwelijk is.
12.2
Onder vertrouwelijke informatie wordt onder meer verstaan bedrijfsinformatie, bedrijfsprocessen, strategieën, persoonsgegevens en niet-openbaar gemaakte content.
12.3
De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die:
• reeds openbaar bekend was;
• rechtmatig van een derde is verkregen;
• openbaar moet worden gemaakt op grond van een wettelijke verplichting.
12.4
De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
13. Toepasselijk recht & geschillen
13.1
Op alle overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
13.2
Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.